Vous avez un fichier appelé document unique, mais vous ne savez pas s'il tient encore la route. La question qui compte est simple : ce document décrit-il vos postes tels qu'ils fonctionnent aujourd'hui ? Selon la réponse, vous relevez d'une mise à jour, d'une refonte ou d'une création complète, avec des coûts et des délais très différents.
Nous utilisons trois critères de tri, dans cet ordre : la structure du document, la réalité de son contenu, et l'ampleur des changements intervenus depuis la dernière version.
Critère 1 : la structure tient-elle encore ?
Un document exploitable repose sur des unités de travail cohérentes avec votre organisation, une cotation homogène et un plan d'action rattaché. Si ces trois éléments existent, la base est réutilisable.
À l'inverse, un tableau générique téléchargé puis complété à la hâte, sans unités de travail correspondant à vos métiers, ne peut pas être « mis à jour » utilement : on actualiserait un raisonnement qui n'a jamais correspondu à votre activité. La méthode de découpage est détaillée dans notre page DUERP.
Critère 2 : le contenu décrit-il le travail réel ?
Relisez trois lignes au hasard. Si un encadrant les lit et reconnaît immédiatement une situation vécue, le document est vivant. S'il lit des formulations interchangeables, applicables à n'importe quelle entreprise, le contenu est théorique.
Un test rapide : cherchez dans votre document une situation de travail qui n'existe que chez vous. Si vous n'en trouvez aucune, vous êtes probablement face à un modèle non adapté.
Critère 3 : qu'est-ce qui a changé depuis la dernière version ?
Certains événements imposent de reprendre l'évaluation, indépendamment du calendrier annuel : nouvel équipement, nouveau local, nouvelle activité, réorganisation, accident du travail significatif, arrivée d'un métier absent du document.
Les tarifs de mise à jour s'appliquent uniquement aux DUERP initialement réalisés par Solution Prévention. Un document créé par un autre intervenant, un autre cabinet ou en interne est traité comme une création ou une refonte complète.
- Changement limité et document sain, réalisé par Solution Prévention : mise à jour standard, à partir de 650 € HT
- Changement matériel ou organisationnel réel, sur DUERP Solution Prévention : mise à jour avec visite, à partir de 900 € HT
- Document inexploitable, inexistant ou réalisé par un tiers : création ou refonte, à partir de 1 200 € HT
Tableau de décision
| Votre situation | Prestation adaptée | Ce que nous faisons |
|---|---|---|
| Aucun document, fichier générique jamais adapté, ou document créé par un tiers | Création ou refonte | Découpage en unités de travail, visite des postes, cotation, plan d'action |
| Document existant mais structure incohérente ou contenu théorique | Refonte | Reprise du périmètre, nouvelle évaluation sur site, conservation de ce qui reste valable |
| Document Solution Prévention structuré, activité stable, pas d'événement marquant | Mise à jour standard | Actualisation à distance, revue du plan d'action, intégration des évolutions déclarées |
| Document Solution Prévention structuré mais nouveaux postes, locaux ou équipements | Mise à jour avec visite | Observation ciblée des situations nouvelles puis actualisation |
Un exemple concret
Une entreprise de maintenance dispose d'un document de 2023, bien construit, avec quatre unités de travail. Depuis, elle a ouvert un second dépôt et intégré une activité d'intervention en hauteur. Ni la structure ni la cotation ne sont à jeter : nous conservons la base, observons les nouvelles situations sur les deux sites et actualisons le plan d'action. C'est une mise à jour avec visite, pas une refonte.
Points de vigilance
- Changer la date d'un document sans revoir son contenu ne constitue pas une mise à jour
- Une refonte facturée comme une mise à jour se traduit presque toujours par un travail superficiel
- Ne pas associer l'encadrement de proximité prive l'évaluation de sa matière première
- Oublier de transmettre le document actualisé aux représentants du personnel et aux personnes concernées
- Traiter le plan d'action comme un annexe secondaire alors qu'il porte l'essentiel de la valeur
Et après ?
Une fois le document remis à niveau, la difficulté se déplace vers le suivi des actions. Si personne n'a le temps de piloter les échéances en interne, l'accompagnement annuel prend le relais et intègre les mises à jour successives.