Une enquête administrative rassemble des informations personnelles et parfois sensibles : déclarations des agents, documents internes, éléments de santé le cas échéant. Leur diffusion doit rester strictement limitée aux personnes qui en ont besoin pour instruire et décider.
Qui a accès au dossier pendant l'enquête
L'enquêteur, interne ou externe, chargé du recueil des éléments
L'autorité territoriale ou hiérarchique qui a ordonné l'enquête
Le cas échéant, un service RH strictement nécessaire à l'organisation matérielle de l'enquête
Les collègues du service, y compris les cadres non directement chargés du dossier, n'ont pas vocation à accéder au contenu des déclarations recueillies pendant l'enquête. Une diffusion trop large expose l'employeur public à un manquement à son obligation de confidentialité.
L'accès de l'agent ayant effectué le signalement
L'agent ayant effectué le signalement n'a pas systématiquement accès à l'intégralité du rapport d'enquête, notamment aux déclarations d'autres personnes entendues. L'autorité territoriale l'informe en général de l'issue de sa démarche, dans une mesure compatible avec la confidentialité due à chacun.
L'accès de la personne mise en cause
Si les éléments recueillis pendant l'enquête sont ensuite utilisés dans le cadre d'une procédure disciplinaire, la personne mise en cause bénéficie, à ce stade, d'un accès à son dossier individuel, conformément aux garanties applicables à cette procédure. Cet accès n'est pas systématique tant que l'enquête administrative n'a pas débouché sur une telle procédure.
Protection des données personnelles
Les informations recueillies pendant une enquête administrative constituent des données à caractère personnel, dont le traitement doit respecter les principes de finalité, de proportionnalité et de conservation limitée. L'autorité territoriale et l'enquêteur veillent à ne conserver les documents que le temps nécessaire au traitement du dossier.
La confidentialité, une condition de la sincérité des témoignages
Au-delà des obligations légales, la confidentialité conditionne la qualité même de l'enquête : un agent qui craint que ses propos circulent librement dans le service hésitera à témoigner de façon complète. C'est l'une des raisons pour lesquelles le recours à un enquêteur externe est souvent perçu comme rassurant par les agents concernés.